Konzeption und Implementierung des Materialwirtschaftssystems für Fließen Aurbach

  • Kunde: Fließen Aurbach
  • Projektzeitraum: 1999 bis 2002

1. Einführung

Diese Software wurde im Rahmen einer Auftragsarbeit für die Firma "Fliesen Aurbach GmbH" in Ingolstadt von IN-Solution erstellt. Ziel dieser Artikels ist dem Leser zu verdeutlichen wie an solch ein Projekt in der Praxis herangegangen werden kann und welche speziellen Anforderungen die Praxis stellt.

2. Situation und Problemstellung

Die Firma Aurbach verwendete ein ca. 10 Jahren altes Materialwirtschaftssystem. Dieses System besteht aus einer Stammdatenverwaltung für Artikel, Kunden und Lieferanten. Hinzu kommt eine Lager- und Bestandsverwaltung sowie eine Rechnungsverwaltung für Wareneingang und Verkauf.

Gekennzeichnet ist die Software durch mangelnde Benutzerfreundlichkeit die hauptsächlich aus dem Fehlen einer graphischen Benutzeroberfläche resultiert. Des weiteren konnte das System nicht in einer Mehrbenutzerumgebung zum Einsatz gebracht werden. Obwohl also mehere PCs zur Verfügung standen, konnte man immer nur von einem Arbeitsplatz aus z. B. eine Rechnung schreiben.

Nach Aussage der Firmenleitung waren obige Nachteile der alten Software aber nicht allein ausschlaggebend für die Entscheidung diese zu ersetzen. Der gewichtigste Faktor ist die anstehende Umstellung der Währung. Es wäre durchaus möglich gewesen die alte Software weiterhin einzusetzen. Auf der Benutzeroberfläche hätte man dann lediglich alle Felder mit der Beschriftung "DM" durch "EURO" ersetzen müssen. Gleiches gilt natürlich für alle Ausdrucke. Für die Software spielt es keine Rolle welche Bezeichnung die Währungsdaten haben. Die Währungsumstellung soll aber nach Maßgabe des Gesetzgebers schrittweise erfolgen. So können zwar bereits heute Rechnungen in EURO gestellt werden aber jeder Kunde kann noch auf eine Rechnung in DM bestehen. Gleichzeitig besteht auch die Verpflichtung alle Preise in DM und in EURO anzugeben. Diese Problematik hätte eine weitere, durchaus realisierbare, Umstellung der Software erforderlich gemacht.

Eine Anpassung der Software in solch großem Umfang schien der Firmenleitung jedoch nicht sinnvoll. Man rechnete mit erheblichen Kosten, wobei die oben angesprochenen generellen Nachteile weiterhin bestehen würden. Eine Beibehaltung der alten Software würde auch weitere Umstellungen nach sich ziehen, denn nach Abschluß der Währungsumstellung müßte diese wieder angepaßt werden.

Erheblichen Einfluß auf die Entscheidung für eine neue Software hatte auch das s.g. "Jahrtausendproblem". Datumsangaben werden intern nur durch 2 Zahlen dargestellt, z.B. 98 für 1998. Man weiß nicht ob die Software fähig wäre zwischen 1900 und 2000 zu unterscheiden. Die Prüfung dieses Sachverhalts, bzw. gegebenenfalls die Behebung des Problems, würde wiederum erhebliche Kosten entstehen lassen.

Schließlich erkannte man auch die Möglichkeit grundsätzliche Probleme (z.B. Mehrbenutzerumgebung, fehlende Kompatibilität zu anderen Programmen) durch eine neue Software zu beseitigen.

3. Anforderungen an die neue Software

Die Anforderungen an das neue System wurden von der Firmenleitung aufgestellt, wobei der Autor beratend zur Seite stand.

3.1 Zu bewältigende Aufgaben

Zunächst wurde die Frage der Hardwareaustattung angesprochen. Die Firmenleitung hatte bereits festgelegt, daß neue PCs angeschafft werden sollen, die dem aktuellen stand der Technik entsprechen. Die Hardwareauswahl wurde dabei von der Firmenleitung selbst vorgenommen. Dieser Punkt berührte den Autor nur insoweit, als das er berücksichtigen mußte, daß die Software sowohl auf den alten als auch auf den noch zu beschaffenden neuen PCs laufen muß. Auch das Betriebssystem, Windows 95 von Microsoft, sollte beibehalten werden.

Weiterhin wurde festgelegt, daß sämtliche Arbeiten die mit der alten Software erledigt wurden auch mit der neuen gemacht werden sollen. Damit erübrigte sich eine eingehende Prüfung der Abläufe hinsichtlich Automatisierungsfähigkeit und - würdigkeit. Folgende Abläufe sollen unter Zuhilfenahme des Programms erledigt werden (auf eine detaillierte Beschreibung muß hier verzichtet werden): Verwaltung der Stammdaten

Sämtliche relevanten Daten von Kunden, Lieferanten und Artikeln sollen gespeichert werden. Beim Zugriff auf die gespeicherten Daten soll die Möglichkeit bestehen zu selektieren, z.B. eine Auflistung aller Artikel eines bestimmten Formats zu erhalten. Erstellung und Verwaltung von Rechnungen

Hierbei sollen die Daten lediglich gespeichert werden. Wie noch zu beschreiben ist werden diese dann von der Buchhaltung übernommen. Wichtig ist jedoch die Möglichkeit die Daten nach der Rechnungsstellung noch verändern zu können und Gutschriften zu erstellen. Ebenso soll mit eingehenden Rechnungen von Lieferanten verfahren werden.
Lagerverwaltung

Es muß gespeichert werden wo jeder Artikel gelagert ist. Bei Rechnungseingang bzw. Rechnungsstellung muß der Bestand automatisch berichtigt werden.
Inventurdaten

Das Programm soll alle relevanten Daten für eine Inventur liefern, wobei die Möglichkeit bestehen muß die Bestände noch erfolgter Zählung zu berichtigen. Bewertet werden die einzelnen Positionen dabei durch den Durchschnitt der jeweiligen Preise der gespeicherten Rechnungen der Lieferanten.

Obige Entscheidung klärte in gewisser Weise auch die Frage ob eine Standardsoftware gekauft werden soll. Ein Programm, daß diesen speziellen Anforderungen gerecht wird ist nur schwer, wenn überhaupt, zu finden. Folglich entschied man sich also ein Programm in Auftrag zu geben, was weitere Fragen nach sich zog.

3.2 Plattform

Um obige Daten zu speichern und zu verwalten wird eine Datenbank benötigt. Eine solche speziell zu programmieren erscheint wenig sinnvoll und würde auf jeden Fall den Kostenrahmen der Firma Aurbach sprengen. Es wurde also entschieden ein bestehendes Datenbankprogramm heranzuziehen und dieses an die speziellen Bedürfnisse anzupassen. Die hier anfallenden Lizenzgebühren sind vergleichsweise niedrig. Der Softwaremarkt bietet in diesem Bereich die unterschiedlichsten Produkte. Vom Autor wurden folgende vorgeschlagen: DBase, Oracle und Microsoft Access wobei noch nicht auf die speziellen Versionen eingegangen wurde. Hier fiel die Entscheidung erfreulich schnell. DBase wurde abgelehnt, da es der Firmenleitung vollkommen unbekannt war. Oracle wurde zwar in Betracht gezogen, aber zugunsten von Access abgelehnt. Dies hatte einen einfachen Grund: Access war bei der Firma bereits vorhanden. Es wurde nicht genutzt aber man hatte es mit dem Softwarepaket "Office 97" erstanden.

3.3 Spezielle Anforderungen

Nach der Klärung der grundlegenden Fragen wurde eine Liste mit speziellen Anforderungen aufgestellt. Aufgrund des erheblichen Umfangs muß hier auf die explizite Darstellung verzichtet und nur auf übergeordnete Punkte eingegangen werden.

Der Firmenleitung war insbesondere die Benutzerfreundlichkeit wichtig. Da einige Mitarbeiter nur geringe EDV Erfahrung haben muß das Programm sehr einfach zu bedienen sein, übersichtlich und "selbsterklärend".

Im Gegensatz zum alten Programm muß auch die Möglichkeit bestehen Daten in andere Anwendungen zu exportieren und in anderen Programmen zu arbeiten ohne die Datenbank schließen zu müssen.

Aufgrund der teilweise geringen EDV Erfahrung muß das Programm sehr sicher sein. Einerseits muß gewährleistet werden, daß ein Benutzer am Programm selbst keine Veränderung vornehmen kann und dies damit eventuell zerstört. Andrerseits muß darauf geachtet werden, daß keine Daten gelöscht oder verändert werden können, außer durch spezielle Funktionen.

Wichtig waren auch die Anpassungsmöglichkeiten des Programms. Ändert sich z.B. die Mehrwertsteuer muß es möglich sein den MwSt - Satz für alle Berechnungen durch eine einzige Eingabe zu ändern. Des weiteren muß auch die gesamte Benutzeroberfläche und die Ausdrucke im Hinblick auf die Währungsumstellung leicht zu verändern sein.

Schließlich mußte auch noch gewährleistet werden, daß auf die gespeicherten Daten von anderen Programmen, z.B. vom Buchhaltungsprogramm, zugegriffen werden kann.

4. Umsetzung

Die Umsetzung, also das erstellen des Materialwirtschaftsprogramms und seine Einbindung in das bestehende Verwaltungssystem, wurde vom Autor und der Firmenleitung als Projekt betrachtet. Mit der Programmierung wurde Anfang März 1999 begonnen, wobei beide Seiten von einer Projektdauer von ca. 6 Wochen ausgingen. Wie sich jedoch zeigen sollte wurde doppelt so viel Zeit gebraucht.

4.1 Vorgehensweise

Zunächst wurde in einem Zeitraum von ca. 3 Wochen eine erste Version des Programms erstellt. Sie wurde bewußt auf die generellen Anforderungen des Grobkonzepts beschränkt. Diese Version wurde dann auf dem Rechner der Firma installiert und unter Beteiligung eines Mitarbeiters der Firma einem ersten Test unterzogen. Die Ergebnisse dieses Test flossen dabei wiederum in die Liste der speziellen Anforderungen, also den Feinkonzept, ein und wurden bei der Programmierung der folgenden Version berücksichtigt. Die neuer Version wurde dann wieder mit dem Mitarbeiter der Firma getestet.

Die Weiterentwicklung zu einer verbesserten Version dauerte im Schnitt etwa 10 Tage, wobei die endgültige Version nach 14 Wochen fertig gestellt wurde.

Diese Vorgehensweise wurde gewählt weil man sich bewußt war, daß man keine Erfahrungen bei der Konzeption eines Programmes hatte. Es war für die Firmenleitung sehr schwer ihre Wünsche genau zu spezifizieren. Des weiteren konnte, aufgrund der hohen Komplexität des Programmes und der fehlenden Erfahrung, zu Beginn nicht abgeschätzt werden ob und wie weit spezielle Anforderungen in Access realisierbar sind. Hinzu kommt noch, daß schon bei der Festlegung des Grobkonzepts einige zu berücksichtigende Ablaufe bzw. Anforderungen nicht mit aufgenommen wurden. Es wurde beispielsweise übersehen, daß Rechnungsdaten nach der Übergabe an die Buchhaltung nicht mehr verändert werden dürfen. Diese Fehler resultierten aus dem Verzicht auf eine umfassende Analyse der Ablauforganisation zu Beginn des Projekts.

Letztendlich konnte aber mit dieser kontinuierlichen Verbesserung eine fast vollständige Umsetzung der speziellen Wüsche des Auftraggebers erreicht werden.

4.2 Umsetzung der speziellen Anforderungen

Die hohen Anforderungen an die Benutzerfreundlichkeit wurden zum größten Teil durch die Verwendung einer graphischen Benutzeroberfläche verwirklicht. Im Hauptfenster sind große Schaltflächen (s. g. Buttons) angeordnet, wobei diese nach Arbeitsbereichen sortiert sind.

Dabei sind alle Buttons und Eingabefelder mit einem Kontext versehen. Bleibt der Cursor einige Sekunden auf solch einem Feld, erscheint ein Kontextfeld in dem die genaue Funktion der jeweiligen Schaltfläche (bzw. des jeweiligen Eingabefeldes) beschrieben wird.

Dieser Aufbau kommt auch den speziellen Anforderungen an die Sicherheit entgegen. Die Fenster in denen gearbeitet wird sind bildschirmfüllend und nicht verkleinerbar. Wenn das Hauptfenster geschlossen wird, schließt gleichzeitig das ganze Programm. Der Benutzer kommt dadurch nicht mit der Grundstruktur des Programms (in Access) in Berührung, kann diese also auch nichts verändern.

Datensicherheit wird dadurch erreicht, daß bereits gespeicherte Datensätze nur in speziellen Fenstern bearbeitet werden können. Vor der Löschung eines gesamten Datensatzes, z.B. aller Daten eines bestimmten Kunden, wird zudem noch ein Berechtigungscode abgefragt. Ein "versehentliches" Löschen von Daten, insbesondere von Datensätzen, ist damit nahezu unmöglich.

Den geforderten Anpassungsmöglichkeiten kommt Access selbst sehr entgegen. In der Entwicklungsumgebung sind die Fenster, Buttons und Eingabefenster graphisch dargestellt, wobei jedem dieser Objekte ein bestimmter Bereich des Quellcodes zugewiesen ist. Wird z.B. die Währung endgültig umgestellt, kann man die entsprechenden Objekte (DM Felder) sehr leicht auffinden und mit den zugrundeliegenden Berechnungen im Quellcode löschen.

Da Access Bestandteil einer ganzen Familie von Anwendungen des Microsoft Office Pakets ist, stellt auch die Übertragung der Daten in andere Programm kein Problem dar, da diese vollkommen kompatibel sind. Microsoft Excel z.B. kann problemlos auf die gespeicherten Umsatzdaten zugreifen und diese dann darstellen. Der Export der Daten in Anwendungen die nicht von Microsoft sind stellt allerdings ein Problem dar. Auf diesen Punkt wird an späterer Stelle noch kurz eingegangen.

5. Einbindung

Nach der Fertigstellung des Materialwirtschaftsprogramms lief dieses in einer Testphase parallel zum alten System. Auf diesem Weg sollen versteckte Fehler aufgedeckt werden. Die endgültige Umstellung erfolgte erst nach der vollständigen Datenerfassung. Zu diesem Zeitpunkt wurde auch die Belegumstellung durchgeführt.

5.1 Datenerfassung

Die Datenerfassung wird von den Mitarbeitern durchgeführt, was wiederum mit dem "alten" Programm zusammenhängt. In diesem war es nicht möglich die Stammdaten eines Artikels, der aus dem Sortiment fällt, zu löschen. Gleiches gilt für die Stammdaten von Kunden und Lieferanten. Das Problem bestand nun darin, daß man diese Daten nicht einfach in ihrer Gesamtheit importieren konnte, da diese dann wieder nicht das aktuelle Sortiment darstellen.

5.2 Mehrbenutzerumgebung

Die Einbindung in eine Mehrbenutzerumgebung wird nach erfolgreicher Beendung der Testphase und der vollständigen Erfassung der Stammdaten erfolgen. Praktisch wird dies umgesetzt, indem das gesamte Programm auf einen zentralen Netzwerkserver überspielt wird. Dann werden unter Access selbst die einzelnen Zugriffsrechte definiert.
Zur Vermeidung von Konflikten wird jeder Datensatz der von einem Arbeitsplatz aus gerade bearbeitet wird für die anderen Arbeitsplätze gesperrt. Ein Problem könnte sich jedoch ergeben, wenn von 2 Arbeitsplätzen gleichzeitig auf einen Datensatz zugegriffen wird. In diesem Fall erhält der Erste das Zugriffsrecht. Der Fall des absolut gleichzeitigen Zugreifens kann bei einem kleineren Netzwerk vernachlässigt werden. Bei der Einrichtung des Programms auf dem Server sollten erfahrungsgemäß keine größeren Probleme auftreten da Access, also die Plattform des Programms, bereits dahingehend optimiert ist.

5.3 Schnittstelle zur Buchhaltung

DATEV ist ein Zusammenschluß von freiberuflichen Steuerberatern in der Organisationsform einer Genossenschaft. Diese stellt ein System von Programmen zur Finanzbuchführung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Finanz-, Ergebnis- und Steuerplanung, etc. zur Verfügung. Die Daten werden zur Bearbeitung entweder per Fernleitung zum DATEV Rechenzentrum in Nürnberg übertragen oder auf dem eigenen PC bearbeitet.

Die Übertragung der Daten in diese System erfolgt mittels einer Schnittstelle von DATEV zu MS Access. Die Schnittstelle ist ein Programm das die Daten auf das Format der DATEV Programme konvertiert. Die Genossenschaft bietet Schnittstellen für eine Vielzahl externer Programme, aber natürlich nicht unentgeltlich.

5.4 Abschlußtest und Personalunterweisung

Aufgrund der oben beschriebenen Vorgehensweise (Testphase) herrscht Einigkeit mit der Firmenleitung, daß auf einen umfassenden Abschlußtest verzichtet werden kann. Grundlegende Problem wurden bereits erkannt und behoben, kleinere Unstimmigkeiten können jederzeit nachgebessert werden.

Auch die Personalunterweisung wird nicht explizit durchgeführt. Wie unter Punkt 4 beschrieben wurde jede Version des Programms mit einem Mitarbeiter der Firma getestet. Da das Programm sehr einfach zu bedienen ist und dieser Mitarbeiter über weitreichende EDV Erfahrung verfügt konnte er sich sehr schnell in das Programm einarbeiten. Er ist also in der Lage gelegentlich auftretende Fragen zu Beantworten oder eine kurze Einführung abzuhalten.

Erleichternd kommt hinzu, daß im Zuge der Datenerfassung alle beteiligten Mitarbeiter bereits Erfahrungen mit dem Programm sammeln konnten, so das auf eine explizite Unterweisung, im Rahmen eines Projekttages zu Beispiel, verzichtet werden kann.

  
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